En konference med overnatning giver plads til både fagligt arbejde og fællesskab uden en lang hjemrejse efter dagens program. Når hotel, mødelokaler, måltider og teknik hænger sammen, får deltagerne en samlet ramme om opholdet. Vælg faciliteter efter dagens indhold og deltagernes behov.

Hotel Fredericia tilbyder konference- og mødefaciliteter i Fredericia, centralt i Trekantområdet. Hotellet ligger tæt på E20 og Fredericia Banegård, og gåturen fra stationen er omkring én kilometer. Undersøg, om deltagerne kommer med tog, bil eller begge dele, og om transport til og fra banegården skal indgå. Hotellet tilbyder transportarrangementer for gæster, og gratis parkering kan nævnes i deltagerinformationen.

Ankomst og lokaler skal understøtte dagens program

Gør det tydeligt, hvor deltagerne finder receptionen og mødelokalet, og hvor de kan parkere. Hotellets reception er døgnbetjent, hvilket er nyttigt, når deltagere ankommer på forskellige tidspunkter. Oplys også, hvordan man kommer fra stationen, og om transportarrangementer er aftalt. Klare ankomstbeskeder forebygger afbrydelser, når programmet er i gang.

Vurder lokalet ud fra arbejdsformen, ikke kun deltagerantallet. Til oplæg skal alle kunne se skærmen eller lærredet, mens gruppearbejde kræver plads til, at deltagerne kan vende sig mod hinanden. Hotellets konferencelokaler og ruminddelinger er mobile og fleksible, så opstillingen kan ændres, når dagens program skifter mellem præsentationer og gruppearbejde.

Hotellets største konferencelokale har plads til op til 230 personer. Fredericia Idrætscenter, hotellets nabo, har et lokale med plads til op til 300 personer. Hotellets kursus- og konferencefaciliteter er samtidig oplyst til maksimalt 250 personer. Få derfor bekræftet, hvilket lokale og hvilken opsætning der gælder for arrangementet; ved større samlinger kan nabocentret være en mulighed, mens hotellets egne rum kan bruges til møder og mindre arbejdsgrupper.

Bed om en beskrivelse af lokalet i den planlagte bordopstilling, og undersøg, om der er plads til oplægsholder, materialer og bevægelse mellem grupperne. Mindre møderum har fladskærms-TV, lærred og flipover. Det udstyr kan bruges til workshops, parallelle drøftelser og fortrolige samtaler. Aftal også, hvem der ændrer opstillingen, hvis programmet går fra præsentation til gruppearbejde.

Teknik og hybridmøder kræver en tydelig aftale

Teknikken skal passe til præsentationsformen. Alle mødelokaler har moderne AV-udstyr og hurtigt og stabilt WIFI. Kursus- og konferencelokaler har desuden loftmonterede VGA-projektorer og lofthængte lydanlæg. Få bekræftet tilslutninger og lydopsætning inden mødedagen, så udstyret passer til computer, præsentationer og eventuelle deltagere online.

Ved et hybridmøde skal online-deltagerne kunne høre både oplæg og spørgsmål fra lokalet. Hotellet tilbyder hybridmøder og live-konferencer med deltagere både fysisk og online og kan hjælpe med teknik til hybridkonferencer. Aftal, hvordan lyden fra lokalet samles op, hvordan online-deltagerne får ordet, og hvem der styrer mødeplatformen. Afprøv lyd, billede og præsentation inden start, så eventuelle problemer kan løses, før mødet går i gang.

Gør formatet tydeligt for oplægsholderne. Aftal, om de skal tale direkte til kameraet, eller om en mødeleder holder øje med spørgsmål fra nettet. Beslut også, om præsentationer deles fra én computer, eller om flere oplægsholdere skifter undervejs. Når rollerne er fordelt, kan teknikken understøtte samtalen i stedet for at tage opmærksomheden fra den.

Måltider og pauser giver plads til fællesskab

Placér pauser, så deltagerne kan skifte gear uden at miste overblikket over programmet. En kort pause mellem oplæg giver tid til kaffe og uformelle spørgsmål, mens en længere frokostpause kan samle gruppen om bordet. Hotellets restaurant serverer konferencemenuer og à la carte-retter, og konferencemåltider serveres i restauranten RYES. Aftal på forhånd, hvornår måltiderne serveres, og hvordan særlige kostbehov håndteres.

Et fælles måltid kan markere overgangen fra fagligt program til socialt samvær. Hold programmet realistisk: Hvis dagen rummer mange faglige punkter, bør middagen ikke også fyldes med et langt oplæg. En roligere ramme giver deltagerne plads til at fortsætte samtaler fra mødelokalet eller tale med kolleger, de ikke nåede at møde i pauserne.

Vælg aktiviteter efter konferencens formål. Teambuilding kan indgå, når samarbejde er et hovedtema, mens en uformel aktivitet kan give et afbræk efter en tæt møderække. Hotellet tilbyder teambuilding og aktiviteter, herunder aktiviteter i Fredericia Idrætscenter. Hotellet har også 4 mountainbikes fra PRINCIPIA til leje sammen med justerbare og godkendte cykelhjelme. Undersøg varighed, udstyr og deltagernes behov, så aktiviteten passer til dagens program.

Hotellet er bronzemærket i økologi. Hvis madens sammensætning indgår i arrangementets krav, kan arrangøren bede om en beskrivelse af menuen og afstemme den med deltagernes ønsker. Det giver deltagerne tydelig information om måltiderne og forebygger, at praktiske hensyn først bliver kendt ved bordet.

Overnatning, faciliteter og booking

Efter dagens program kan deltagerne trække sig tilbage uden at skulle organisere transport til et andet sted. Best Western Plus Hotel Fredericia er et 4-stjernet hotel til konferencer og private ophold. Hotellet tilbyder Standard dobbeltværelse, Superior dobbeltværelse og Junior Suite. Standard dobbeltværelse er 23 m2 og har plads til 2 gæster, mens Junior Suite har plads til 6 gæster og op til 4 ekstra opredninger. Få bekræftet værelsestype og fordeling, så indkvarteringen stemmer med deltagerlisten. Oplysninger om værelsestyper og kapacitet findes på hotelfredericia.dk, hvor hotellets overnatningsmuligheder er beskrevet.

Hotellet tilbyder gratis WiFi på hele hotellet, gratis fitnesscenter og gratis adgang til svømmehal. Der er også gratis parkering, ladestander til elbil og døgnbetjent reception. Oplys deltagerne om faciliteterne, og bekræft på forhånd eventuelle vilkår for brug og adgang. Deltagere, der ankommer i elbil, bør have information om adgangen til ladestanderen.

En konference med overnatning fungerer bedst, når program, lokaler og ophold hænger sammen. Kontrollér, om mødelokalet er til rådighed før deltagernes ankomst, om der er tid til pauser og måltider, og hvordan hjemrejsen passer med afslutningen. Hotellet oplyser, at der i særlige tilfælde kan opnås fordelagtige weekendpriser på konferencer samt foreningsrabat. Oplysninger om møder og konferencer findes på Hotel Fredericias konferenceside.

Spørgsmål til arrangørens beslutningskort

Inden bookingen skal arrangøren have svar på, hvilket lokale der bruges, hvilken opstilling der er mulig, og hvilket AV-udstyr der følger med. Få også beskrevet, hvordan et hybridmøde håndteres, og hvem der hjælper med teknikken på dagen. Bed om en samlet plan for måltider, pauser, aktiviteter, værelser og transport. Når punkterne er beskrevet skriftligt, bliver deltagerinformationen præcis, og konferencedagen får en tydelig rytme fra ankomst til afrejse.

Tænk især over overgangen efter dagens sidste faglige punkt. Skal deltagerne spise sammen, have fri tid eller mødes til en aktivitet? En klar aftale giver plads til både fællesskab og ro, uden at aftenen føles som endnu en del af mødeprogrammet. Hotellets rammer kan dermed understøtte både det faglige indhold og deltagernes afslutning på dagen.